CONTRALORÍA GENERAL EMITE INFORME DE AUDITORÍA SOBRE CFT-UTEM

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DE CONTRALORÍA GENERAL
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.                5 SET. 2011, SANTIAGO,

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Universo y muestra

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Ingresos operacionales    260.085.253      147.313.582 57

.Egresos operacionales    266.575.109      154.094.691 58

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Antecedentes generales

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De acuerdo a lo estipulado en la escritura pública, de 11 de junio de 2002, inscrita en el Registro de Comercio, el 26 de junio de ese mismo año, la Sociedad Educacional UTEM S.A., la que tambien podra funcionar con el nombre de Centro de Formación Técnica UTEM, en adelante indistintamente el "CFT-UTEM" o el "Centro", es una sociedad anónima cerrada cuyo socio principal es la Universidad Tecnologica Metropolitana, con un aporte mayoritario del 99% del capital y, cuyo 1% restante, que pertenecía a don Luis Araya Marchant quien falleció en septiembre de 2010, con lo cual, ambos suscribieron y pagaron 30.000 acciones por un monto total de $ 30.000.000.

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Su objeto principal es crear, mantener e impartir carreras técnicas de nivel superior y Ilevar a cabo cualquier actividad que diga  relacion con la docencia, aprendizaje, perfeccionamiento o difusión de materias culturales, cientificas, técnicas, extensión y otras similares que por ley no sean de competencia exclusiva de otras instituciones de educacion superior.

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En relacion a sus Estados Financiero durante los periodos 2008 y 2009, el CFT-UTEM registró pérdidas del ejercicio del orden de los $ 62.442.625 y $ 8.548.855, respectivamente. Para el año 2010 analizado, el Centro obtuvo una utilidad ascendente a los $ 10.951.981.
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Por otra parte, del analisis efectuado a los ingresos de la empresa, se verifico que, al 31 de marzo de 2011, el total de alumnos matriculados en el CFT ascendió a 155, un 49% inferior a lo declarado en el periodo 2010, en el cual se registro un total de 302 alumnos matriculados, tal como se indica a continuacion:

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Ahora bien, con respecto a su estructura organica, el CFT-UTEM es administrado por un Rector, el cual es elegido por un Directorio, conformado por cinco directivos de la Universidad Tecnológica Metropolitana y presidido por don Luis Leonidas Pinto Faverio, actual Rector de esa Casa de Estudios Universitarios.

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El resultado de la fiscalizacion dio origen al Preinforme de Observaciones N° 58, de 2011, el que fue puesto en conocimiento del Gerente General y Rector del Centro de Formacion Tecnica de la UTEM, mediante oficio N° 32.168, de 20 de mayo de 2011.

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Recibida la respuesta del Centro de Formacion Tecnica de la UTEM, evacuada mediante oficio sin número, de 9 de junio de 2011, este Organismo Contralor viene a emitir el informe final de la auditoria realizada, el cual incluye las situaciones representadas en el citado preinforme, conjuntamente con las respuestas a este y su correspondiente analisis y conclusiones.
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I. CONTROL INTERNO

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1. Perfil profesional
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Se observe) que los principales ejecutivos y administradores del Centro no cumplen con el perfil profesional de acuerdo con el cargo que ellos detentan; en efecto, se comprobo que el Director de Finanzas es Profesor de Educacion Fisica, y la Directora Académica es Psicopedagoga.

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En su respuesta, el Centro de Formación Tecnica de la UTEM comenta que el perfil de ambos profesionales cumple estrictamente con lo establecido en su Manual de Descripci6n de Cargos y Funciones, vigente desde el año 2009, el cual adjunta a su oficio de respuesta.

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Sobre el particular, cabe sehalar, que el referido Manual de Descripción de Cargos y Funciones, define, para el cargo de Directora Académica, una carrera profesional de mas de 4 años con postgrados o especializaciones en Gestion Educacional, y para el de Director de Administración y Finanzas, un titulo profesional universitario de duración de más de cinco años y preferentemente de las areas de Ingenieria Civil, Comercial y/o AdministraciOn de Empresas.

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Lo anterior, deja de manifiesto que se ha optado por seleccionar profesionales con titulos no afines a la naturaleza misma de las funciones y cargos que desempenan, lo que puede tener efecto en el ejercicio eficiente de las labores que les han sido encomendadas.
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Ademas, la situacion descrita no se ajusta a cabalidad a las exigencias de Control Interno, en el sentido que los directivos y los empleados, deben poseer un nivel de competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo, aplicacion y mantenimiento de controles internos apropiados y alcanzar los objetivos generales de dichos controles, situacion que hace recomendable que la entidad evalue la mantenci6n de tales profesionales en los señalados cargos.

Inexistencia de procedimientos

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Al respecto, se constató que no existen manuales de cuentas ni procedimientos formales a fin de efectuar las respectivas contabilizaciones, como tampoco existe un programa de cierres contables periódicos, lo que provoca permanentes atrasos en el procesamiento de la informacion. Tal es asi que, a la fecha de termino de la presente auditoria, el Centro emitió los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2010, lo que impedia procesar la informacion

correspondiente al periodo 2011.

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Del mismo modo, se verificó que la funcionaria encargada de la contabilidad es quien prepara y procesa toda la información contable sin que exista algún control compensatorio.

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En relación a lo anterior, el Centro de Formación Técnica, en su oficio de respuesta adjunto un manual relacionado con las cuentas correspondientes a su sistema contable. el cual se encuentra en uso. Ahora bien. sobre la postergación del cierre contable, manifiesta que a la fecha de la auditoria, los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2010 estaban pendientes de presentacion al Directorio de la Sociedad y, añade haber confeccionado la

DeclaraciOn de Impuesto a la Renta 2010, sin perjuicio de los eventuates ajustes contables que corresponde realizar.

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Sobre el particular. este Organismo de Control mantiene la observacion, por cuanto el referido Manual de Cuentas adjunto al oficio de respuesta, corresponde a un plan de cuentas. -nómina de aquellas que utiliza el sistema-, en el cual no se consignan los conceptos por los cuales se deben cargar o abonar cada una de ellas, como tampoco revela la composicion de sus saldos.
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Por otra parte. respecto a la emision definitiva de los Estados Financieros el Centro de Formacion Tecnica corrobora la observacion, en atencion a que durante la visita aun estaba pendiente el cierre del referido periodo contable año 2010, situación que provocó atraso en el procesamiento de la informacion de los primeros tres meses del ano 2011.
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En este sentido, es dable mencionar la necesidad del registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos. En efecto, las transacciones deben registrarse en el mismo momento en que ocurren, a fin de que la informaci6n siga siendo relevante y util para los directivos que controlan las operaciones y adoptan las decisiones pertinentes.
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No obstante lo mencionado, esta Contraloria General levanta la observacion formulada, en atención a que la situacion que le dio origen habria sido ya regularizada, sin perjuicio de que ello sera verificado en la próxima visita de seguimiento.

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Finalmente, y respecto de la falta de un control compensatorio en la Unidad de Contabilidad, la Administración manifestó no tener personal administrativo para ello y disponer solamente de una técnico contable, sin que en su oficio de respuesta diera cuenta sobre las medidas adoptadas que permitieran mitigar el riesgo asociado a la situacion detectada, razon por la cual esta Contraloria General mantiene lo observado sobre esta materia.

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contabilizaciones sin respaldos e incluso, en el caso de los traspasos, la falta de emisión en formato impreso de un gran número de ellos, evidenciándose un desorden administrativo.

.Sobre el particular, la Administración señala que todas las operaciones contables son revisadas y autorizadas por el Director de Administración y Finanzas, previo a su contabilización, independientemente de que estos comprobantes se firmen o no. No obstante, añade, que no existe inconveniente en proceder a formalizarlo a futuro.
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Por otra parte, en lo referido a contabilizaciones sin respaldo y a la falta de emisión en formato impreso y otros, la empresa indica que no esta en condiciones de responder, ya que, a su juicio. la acotación es general y no indica observaciones claras o con ejemplos concretos.
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Asimismo, señala que los traspasos no impresos corresponden solo a las centralizaciones diarias y que los traspasos de una cuenta a otra, regularizaciones, rendiciones y otros, se encuentran fisicamente en su totalidad. Finalmente, sostiene que no es efectivo que haya desorden administrativo, ya que los registros y documentos contables estan archivados adecuadamente.
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Al tenor de lo indicado en el oficio de respuesta, es dable manifestar que todas las transacciones y hechos significativos deben estar claramente documentados, y tambien estar disponibles para su verificacion. A ello se suma, que las entidades deben tener pruebas escritas de todos los aspectos pertinentes asociados a las mismas, los antecedentes deben ser completos, exactos y facilitar el seguimiento de la transacci6n o hecho y de la información concerniente, antes, durante y despues de su realización, criterios en estricta concordancia con lo señalado en los principios de contabilidad generalmente aceptados.
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estimando cumplidas las acciones dispuestas mediante acuerdo N° 43, de 2009 y observadas por Oficio N° 73, de 2010, referidas a establecer un procedimiento formal para revisar y actualizar las carreras que actualmente el Centro de Formación Técnica imparte, realizando estudios u otras acciones que permitan incorporar en su formulación los requerimientos del sector productivo, y elaborar un diagnóstico de los recursos de biblioteca que requiere cada una de las carreras que el centro de formación técnica imparte, contrastando las necesidades detectadas con los recursos que dispone la Universidad Tecnológica Metropolitana y definiendo un plan de corto plazo que permita subsanar las carencias, incluyendo compromisos de adquisición, fechas de ejecución, responsables asignados, montos comprometidos e indicadores de verificación.ese proyecto ascendente de MS 131.398, que a la fecha de esta auditoría fue Informado al Ministerio de Educaci6n, de acuerdo al siguiente detalle: NOTA : FALTA EDITAR CUADRO

Ahora bien, sobre la falta de ejemplos y casos concretos que demuestren lo observado, a que se hace mención en el oficio de respuesta, cabe precisar que en el punto N° 5 del presente informe, se describen las transacciones que adolecen de sus respectivos documentos de respaldo.

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II. EXAMEN DE CUENTAS

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1. Acreditacion en trámite : El CFT-UTEM fue reconocido oficialmente mediante el decreto exento N° 385, de 29 de mayo de 2003, del Consejo Nacional de Educación.

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 Actualmente, si bien cuenta con siete carreras tecnicas de nivel superior, aprobadas por dicho Consejo, sólo tres se estan actualmente impartiendo, a saber, las carreras de Bibliotecas y Centros de Documentacion, Prevencion de Riesgos y Diseño y Produccion Digital Multimedia, todas ellas en jornada vespertina.

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Al respecto, cabe señalar que el Consejo Nacional de Educación, en virtud de la ley N° 20.129. que establece un sistema nacional de aseguramiento de la calidad de la educacion superior, realizó una visita de verificacion integral correspondiente al primer proceso de autonomia del Centro de Formacion Tecnica UTEM, en su única sede ubicada en Santiago, adoptandose, en sesión extraordinaria de 6 de diciembre de 2010, el acuerdo N° 137, de 2010, a través del cual se decidió ampliar el periodo de licenciamiento del Centro por 5 años,

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Asimismo, se hizo presente que en dicho acuerdo, el Consejo estimó no cumplidas las acciones que dicen relación con modificar el Plan Estratégico en función de las prioridades actuales y futuras del Centro, definiendo objetivos realistas.

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Sobre el particular, se mantiene la observación, por cuanto no se proporcionaron nuevos antecedentes que permitiesen modificar lo observado por este Organismo de Control.

.2. lngresos recibidos por Proyectos del Programa MECESUP2, del Ministerio de Educacion.
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Este Programa se genera en el ano 1998, entre el Gobierno de Chile y el Banco Internacional de Reconstruccion y Fomento (BIRF, 4404-CH) para el diseño e implementacion de un programa de "Mejoramiento de la Calidad de la Educacion Superior", (MECESUP) con el que se financiaron acciones de mejoramiento academico e infraestructura en las 25 Universidades del Consejo de Rectores (CRUCH).

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En relación a lo anterior. el Ministerio de Educación informó que después de 6 años continuos de concursos, el fondo competitivo ha apoyado la implementacion de casi 400 proyectos, con promedios de inversion por iniciativa de US$ 550.000, de los cuales un 10% fue asignado a la modernizacion de los Centros de Formacion Tecnica para mejorar la ensenanza y el aprendizaje en areas tecnologicas.
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Es asi como, en la version MECESUP2 de este Programa. la CFT-UTEM se adjudicó los siguientes proyectos: a) Según decreto exento N" 2135, de 31 de octubre de 2007, del Ministerio de Educación, el proyecto "Instalación de Capacidades de Gestión Académica y mejoramiento del Acceso a Recursos de Informacion para el Aseguramiento de la Calidad en la Formación Técnica de los Alumnos del CFT-UTEM", programado inicialmente para ejecutarse en dos años, se dispuso de M $ 98.770. recibidos en arcas del Centro durante los años 2008 y 2009, como aporte del programa, con una participacion institucional comprometida por el CFT-UTEM. de M$ 32.628. Es decir, un total para financiar las actividades de

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MECESUP2  Aporte  $ 98.770.000.

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N° 3653, de 10 de diciembre de 2008, del Ministerio de Educacion, se aprueba el convenio para el desarrollo del proyecto "Diserio de un Sistema de Creditaje sobre Curriculos Modulares en Base a Competencias en las Areas de Construcción y Prevención de Riesgo", programado para ejecutarse en tres anos, para lo cual se dispuso de M$ 43.875, recibidos en arcas del CFT-UTEM durante los anos 2009 y 2010, como aporte del programa, con una participacion institucional comprometida de M$ 7.236.

Al respecto, se observó que existen fondos correspondientes a los aportes recibidos del Ministerio, aun sin aplicar, por un monto ascendente a $ 9.513.501.

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Asimismo, el CFT-UTEM no ha realizado Ia aplicación de gastos correspondientes al aporte comprometido en el proyecto, por un monto ascendente a $ 18.197.414.

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De los gastos realizados durante el año 2010, se examinaron aquellos relacionados con asistencia tecnica, que correspondieron a un contrato de servicios de consultoria suscrito con la empresa Bettersoft Consultores S.A., por un monto total de $ 54.940.000, por los servicios denominados "Asistencia tecnica para instalar capacidades de gestión academica y administrativa para el CFT-UTEM", pagaderos de acuerdo a lo siguiente: — $ 10.998.000 (20%) contra recibo y aprobacion por el contratante del informe N° 1, el cual se pagó con fecha 14 julio 2009.

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— $ 27.470.000 (50%) contra recibo y aprobacion por el contratante del informe N° 2, pagado el 9 de octubre de 2009.

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— $ 16.482.000 (30%) contra recibo por el contratante del informe N° 3 y final, el cual se pagó con fecha 26 de enero de 2010.

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Respecto de este contrato, se verificó la emisión y recepción conforme de los informes respectivos, como asimismo la utilización del software de administración docente que en Ia actualidad es utilizado en ese Centro de Formacion Tecnica.

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Por otra parte, con fecha 27 de julio de 2010, la empresa realizó el pago de 30 computadores y de sus respectivos programas y licencias, por un monto de $ 15.295.500, los que fueron financiados tambien a través del proyecto MECESUP2, de los cuales se analizó toda Ia documentacion de respaldo, no existiendo observaciones relevantes que formular.

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En atención a lo anterior, se efectuó la revisión física de los 30 equipos computacionales adquiridos, encontrándose todas las unidades y software en condiciones normales, sin determinar observaciones relevantes.

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b) Mediante decreto exento

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8.-

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Es decir. un total para financiar las actividades de este proyecto ascendente de M$ 51.111.$ 105.074.000, por deudas de arrastre provenientes del periodo 2008, las que ascendian a esa data a S 305.200.000, equivalentes a 156 alumnos, a los cuales se les otorgó la beca ya citada, cuyo detalle se señala en anexo N' 1.

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De la revisión efectuada a los antecedentes, se constató que obedece a la realizacion de un proyecto conjunto con otras 3 instituciones, a saber. la Fundación Centro de Educación y Capacitacion de la Universidad Catolica del Norte, el Centro de Formaci6n Tecnica UCEVALPO S.A. y el Centro de Formacion Tecnica Austral S.A. 

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Con respecto a lo anterior, se observó que se mantienen sin movimiento en la cuenta corriente bancaria N' 105897091, del Banco BCI. destinada a este proyecto. S 30.000.000, de los cuales S 15.000.000 corresponden al periodo 2009 y los S 15.000.000 restantes al periodo 2010. De acuerdo a lo informado por la Directora Ejecutiva del Programa MECESUP2, de la Division de Educacion Superior del Ministerio de Educaci6n, el proyecto no se ha podido ejecutar, por existir cese de funciones de dos de los organismos ejecutantes sin que a la fecha de esta auditoria, el CFT-UTEM haya solicitado a dicha Secretaria de Estado instrucciones sobre la ejecución del proyecto y respecto del uso final de dichos fondos.

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Al respecto, en su oficio de respuesta el Centro señala que a la fecha de finalizacion de la auditoria. el proyecto mencionado contaba con 2 actividades planificadas y por ejecutarse. Estadia Coda de Docentes al Extranjero y el de Asistencia Tecnica. dando cuenta que el proyecto se está ejecutando de manera normal y de acuerdo a los plazos y procedimientos del MECESUP, ya que ambas tareas se ejecutaron según lo programado.

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En relacion a lo anterior, y en atencion a que las actividades contempladas en el programa de mejoramiento de la calidad de la educacion superior se encuentran por ejecutar. y que por ende, no existen gastos asociados a las mismas, esta Contraloria General mantiene lo observado, sin perjuicio de comprobar en la pr6xima fiscalizaciOn la realizacion de tales actividades.

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3. Clientes Criminalistica

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Del análisis efectuado a los ingresos, se verificó que la Universidad Tecnologica Metropolitana mantiene deudas con el Centro de Formacion Tecnica de la Universidad Tecnologica Metropolitana, por servicios educacionales otorgados por este ultimo a los alumnos becados por la citada Universidad, en virtud de lo establecido en la resolucion exenta N' 16. de 7 de enero de 2008. de dicha Casa de Estudios, sobre la operacionalizacion y aplicacion de los beneficios económicos contemplados en las medidas propuestas a los alumnos de las carreras del area criminalistica.

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La resolución antes senalada. dispone que para aquellos alumnos de primer o segundo ano de alguna carrera técnica de nivel superior en Ciencias Criminalisticas, que opten por ingresar al Centro de Formacion Tecnica UTEM, se les otorgara una beca equivalente al 100% del arancel de la carrera, por todo el periodo de duración de esta, mas un semestre. Agrega, que el pago de los beneficios se canalizara directamente a la institución que imparta la carrera a la cual opte el alumno, una vez acreditada por este la formalización de la matricula.

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En este contexto, se determinó que la cuenta "Cliente Criminalistica", al 31 de diciembre de 2010, registra un saldo de

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UTEM

-2005 contabilizados en el ano 2006.

EDUTEM en el ano 2008.

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pg. 13

En relación a lo anterior. cabe precisar que el articulo 54, inciso final del Código del Trabajo, establece que al existir una relación laboral, como es el caso antes descrito, las remuneraciones deben pagarse entregando al trabajador un comprobante del monto pagado, de la forma que se determine y de las deducciones efectuadas.

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de 2 de septiembre de 2009, de dicha Casa de Estudios Superiores, como resultado de la instruccion de un sumario administrativo. quedando inhabilitado para asumir un cargo público. de acuerdo a lo estipulado en el decreto con fuerza de ley  V 29, de 2004 del Ministerio de Hacienda, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley  N' 18.834, sobre Estatuto Administrativo.

Además, cabe precisar que al existir subordinacion y dependencia los derechos y obligaciones se encuentran regulados per el contrato de trabajo suscrito, como tambien por el Código del Trabajo, no correspondiendo en estos casos la emision de boleta de honorarios. por esta razón, se mantiene la observacion.

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10. Pago de remuneraciones a la Directora Académica

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Sobre la materia, se verificó el pago de remuneraciones a la Directora Academica del Centro, por un monto de S 6.100.655, correspondiente a los meses de enero a diciembre de 2010. Analizados los antecedentes que respaldan estos egresos, se observd que la citada Directora Academica recibio 5 aumentos sucesivos de sueldo durante los periodos 2005 al 2007, los que se encuentran aprobados por el Rector de la epoca, don Jorge Fernando Valenzuela Garate, quien es su familiar directo.

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En declaración voluntaria la mencionada Directora Académica señaló que el señor Valenzuela Garate, se encuentra actualmente trabajando en el Centro de Formación Técnica Cenco, Institucion en la  que ella efectuo un reemplazo de un profesor en marzo y/o abril del año recién pasado, aclarando que dicha labor la realizé debido a que no tiene contrato de exclusividad con el CFT-UTEM.

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Al respecto, se constató que don Jorge Valenzuela Garate fue destituido de la Universidad Tecnologica Metropolitana, en su calidad de academico jornada completa, del epartamento de Contabilidad y GestiOn Financiera, de la Facultad de Administracion y Economia, mediante decreto N| 258.

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Sobre esta materia, la Administracion informó que la labor de sus directivos superiores es por gestión  y resultados, y no por asistencia. Agrega, que sus contratos establecen expresamente que por la naturaleza de sus funciones no estaran sujetos a horario de trabajo, adjuntando copias de los contratos y anexos referidos. Asimismo, indica que, no obstante las consideraciones anteriores, en el Centro Educacional existe un horario marco para el desempeño del personal.

trabajo desde el 16 de diciembre de 2009. no se encuentra habilitado para emitir boletas de honorarios por la prestacion de servicios realizada.

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Por último, es necesario aclarar, que la detección de los tres documentos de cobro, es el resultado de Ia aplicación de una prueba de auditoria, y que las diferencias que no fueron debidamente detectadas, tal como corresponderia, por los controles internos concomitantes que debiera disponer dicha Entidad.

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CONCLUSIONES

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Atendidas las consideraciones expuestas, corresponde mantener las observaciones formuladas en el Preinforme N° 58, de 2011, excepto la indicada en el punto 11.6. Provisión deudores incobrables, la que se da por salvada, por los motivos que en ese acapite se precisa y sujeto a la posterior verificacion que se hara en una futura visita de seguimiento, correspondiendo que el Centro de Formacion Tecnica de la Universidad Tecnológica Metropolitana arbitre las medidas tendientes a subsanar las observaciones que se mantienen.

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Por lo tanto, procede que Ia entidad implemente, a lo menos, las siguientes acciones:

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1. Dar cumplimiento a lo establecido en el manual de descripción de cargos y funciones, en cuanto a las competencias requeridas por el personal directivo de la Entidad, con el fin de que las funciones propias de sus cargos se cumplan, observando los principios de eficiencia y eficacia.

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2. Elaborar un manual de cuentas que cumpla con el objetivo de guiar, orientar y apoyar el registro contable de los hechos economicos, estableciendo los lineamientos generales y necesarios a que deberán sujetarse todos los registros contables que dicha Entidad contabilice.

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3. Establecer programas de cierres contables periodicos, con el objeto de que la contabilidad entregue información completa, veraz y oportuna.

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4. Implementar procedimientos de control que permitan compensar Ia concentración de funciones en la Unidad de Contabilidad.

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5. Establecer correlatividad y cronologia de los comprobantes, lo que deberá ser respaldado por instrucciones formales precisas de la Dirección de Finanzas.

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6. Adjuntar toda la documentación de respaldo correspondiente a los comprobantes de egreso, ingreso y traspaso.

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7. Regularizar la cuenta cliente criminalistica y su provisión, a fin de reflejar la real situacion financiera y patrimonial del Centro de Formación Técnica.

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8. Respaldar debidamente todas sus operaciones, en especial aquellas realizadas con la citada Casa de Estudios Superiores.

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9. Regularizar aquellas cuentas que se mantienen con saldos de años anteriores, con la debida autorizacion de las autoridades competentes.

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10. Dar cumplimiento a lo establecido en el artículo N° 159, número 4, del Código del Trabajo, en cuanto a que el Rector al estar bajo la modalidad de contrato de 

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MARIA ARDILES DÍAZ

Area de Empresas

Division de Auditoria Administrativa

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Jefa

11. lmplementar procedimientos de control de gestion a fin de validar el debido cumplimiento de las tareas asignadas por contratos, a su personal directivo.

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Saluda atentamente a Ud.,

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.Sin perjuicio de lo expuesto, este Organismo de Control mantiene la observacion, debido a que la Institucion no cuenta con procedimientos de control que permitan validar el cumplimiento de las cláusulas contractuales consignadas en los contratos suscritos, relativas al desempeño de sus directivos.

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11. Arqueo de cheques pendientes de cobro

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Se procedió a efectuar un arqueo a los cheques pendientes de cobro que la empresa mantenia al 25 de marzo de 2011, no pudiendo obtenerse un saldo contable para tal efecto. Lo anterior, debido a que el cierre contable se encontraba pendiente en el sistema, situación que no permitió procesar información correspondiente al periodo 2011.

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Dado lo anterior, se obtuvo una nómina del sistema computacional de ingreso de matriculas de los alumnos, del cual se obtuvieron diferencias en la presentacion de tres cheques, por cuanto estos documentos no aparecian en el listado de control, dado que, de acuerdo a lo informado por la encargada de las recaudaciones y ratificado por el Director de Finanzas. habian sido recibidos en horario vespertino, por lo que su recepción en tesoreria del CFT-UTEM se realizó días después, situación que fue regularizada, incorporandolos al sistema computacional de control.

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Además, se efectuó un examen de movimientos posteriores de estos cheques, verificándose la totalidad de los depósitos realizados al 29 de abril de 2011, del cual no se derivaron observaciones relevantes.

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Sobre la materia, la Administración del Centro señala. que el cierre contable es independiente del saldo de la cuenta y que además, se verificaron todos los cheques y no habia faltante alguno. Agrega, que "la referencia a los tres cheques, efectivamente se produce porque siendo alumnos de carreras vespertinas es absolutamente normal que paguen en la tarde o noche. El cajero vespertino guarda lo recaudado y lo entrega a la tarde siguiente a la cajera diurna quien lo registra. cuadra y deposita. Nada anormal, por el contrario, normal y habitual. De modo que el comentario que la "situacion que fue regularizada, incorporandolos al sistema computacional de control" no fue en modo alguno resultado de la fiscalizacion, sino producto de nuestra operacion normal - .

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Al respecto, y en atención a que la situación de los tres documentos de cobro fue regularizada, se levanta la observacion formulada, no sin antes precisar que debe existir correspondencia entre los distintos informes que dan cuenta de aquellos documentos que se encuentran pendientes de cobro, con lo declarado por las cuentas de mayor, situacion que de acuerdo con lo verificado no aconteció en la especie.

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14

En atencion a que la Administracion, no nformó sobre acciones concretas adoptadas sobre el particular, a fin de evitar que este tipo de situaciones se vuelvan a producir en el futuro, se mantiene la observacion formulada.

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En otro orden, se observó que los contratos de trabajo del Director de Finanzas y de la Directora Academica no incluyen una cláusula que establezca un horario para el cumplimiento de la jornada de trabajo.

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Además, la empresa no dispone de procedimientos que permitan verificar su cumplimiento como tampoco validar las horas que estos funcionarios deben recuperar por dictar clases en otras instituciones.

Del mismo modo, cabe indicar que la existencia de este saldo no tiene un sustento real, dentro del estado financiero del CFT-UTEM.

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Referente a lo anterior, se observo que la empresa no dispone de los respaldos documentales que acrediten la obligacion de pago que existiria sobre tales documentos y que tampoco ha efectuado un analisis del saldo contable, con el fin de conciliar los montos con las entidades involucradas.

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Atendido que no se han aportado nuevos antecedentes que expliquen la situacion detectada durante la auditoria, se debe mantener la objecion formulada. por la implicancia que esta tiene sobre la razonabilidad de los estados financieros, y por ende, el debido cumplimiento de los principios contables generalmente aceptados.

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8. Ingresos producidos por el pago de matriculas y aranceles de los alumnos.

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Los ingresos del CFT-UTEM para el año 2010, emanaron del pago de matriculas y aranceles de alumnos, de un programa de incentivo academico financiado por el Ministerio de Educacion y de actividades de intermediacion que realizó con la Universidad Tecnologica Metropolitana.

.Efectuado el análisis de las rendiciones por las recaudaciones que se realizaron por estos conceptos, se verifica que todos fueron depositados en la cuenta corriente bancaria del Banco BCI, N° 28105311, de propiedad del CFT-UTEM, no existiendo observaciones relevantes que formular.

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9. Cancelacion de honorarios al Rector

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De la revision a los gastos, se observó el pago mensual de S 1.160.379. durante los meses de enero a diciembre de 2010, por concepto de honorarios al Rector del Centro, el cual se encuentra respaldado por las boletas electrónicas emitidas por dicho funcionario. Sin embargo, se verifica que la contratación se encuentra oficializada mediante un contrato de trabajo de modalidad indefinida bajo la normative del Codigo del Trabajo, de fecha 16 de diciembre de 2009, situación que evidencia que la entidad no estaria pagando las imposiciones respectivas, quedando, además, en posicion de ser demandada por esta irregularidad en una eventual controversia jurisdiccional o en el caso de ser fiscalizado por la Inspeccion del Trabajo.

.Respecto de lo señalado, el Rector informa en su escrito, que en su caracter de pensionado y por decisi6n propia opto por recibir honorarios, sin considerar lo establecido en su contrato de trabajo. Ademas, declaró que recibir su remuneracion por esa via, le resultaria un doble pago del 7% de salud y, casi con seguridad mas impuesto a la renta, manifestando la falta de conveniencia al optar por la modalidad de contrato indefinido.

38.386.899

5.460.000

32.926.899

TOTAL

 

MONTO ($)

Prestamo

ano 2004

Financiamiento de un gastos efectuado por la

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DETALLE

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12

En relacion con lo anterior, conforme a los antecedentes proporcionados por la entidad auditada, especialmente el texto del convenio marco celebrado entre el CFT-UTEM y la UTEM, con fecha 10 de enero de 2010, el cual no se encuentra debidamente suscrito por el Rector de la aludida Universidad y que, según lo informado por la Administracion del CFT-UTE, se encuentra plenamente vigente, es posible señalar que en su cláusula primera, las partes se comprometen a promover programas y proyectos de intercambios y colaboración que puedan ser de beneficio mutuo, cuyos objetivos principales sean la realizacion de esfuerzos conjuntos a traves de la educación, la ciencia y la tecnologia.

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En el contexto descrito, es dable concluir, que no se advierte una correlacion entre las transacciones de intermediacion financiera analizadas precedentemente y los objetivos, tanto del CFT-UTEM como los del propio convenio marco celebrado por dicha entidad con la Universidad, dado que estos tienen por objeto el desarrollo de actividades eminentemente académicas.

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A mayor abundamiento, de los antecedentes proporcionados, no es posible determinar los servicios de asistencia técnica o academicos que efectivamente realizara el Centro de Formacion Tecnica respecto de la actividad efectivamente ejecutada por dicha Institucion. En la especie, solo se habria realizado una intermediacion financiera, accion ratificada por la Administracion del CFT al senalar que: "Desde el inicio de la operación los antecedentes fueron centralizados en la unidad denominada "UTEM Virtual", organismo este ultimo perteneciente a la Universidad Tecnologica Metropolitana.

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En consecuencia, conforme a lo mencionado anteriormente, corresponde mantener la observacion en todas sus partes.

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6. Provisión deudas incobrables

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Del analisis efectuado a dicha cuenta, se verifica que la empresa registra la suma de S 26.116.176, por deudas provenientes de los periodos 2006, 2007 y 2008.

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Al respecto, cabe consignar que, a la fecha de la auditoria la empresa no ha adoptado las medidas tendientes a regularizar tales

partidas, lo que tendria un impacto en la situacion financiera y patrimonial del Centro.

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En su respuesta la Entidad Educacional reconoce la observacion detectada, manifestando que sera regularizada en el curso del presente ejercicio.

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Por lo tanto, corresponde mantener la observacion, hasta que esta Entidad de Control realice el seguimiento al presente informe final.

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7. Otras cuentas por pagar

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Se verificó que, al 31 de diciembre de 2010, la empresa mantiene un saldo ascendente a S 38.386.899, correspondiente a una deuda que el Centro mantiene con la UTEM, por compromisos que se arrastran desde el año 2006, de acuerdo al siguiente detalle:

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Asimismo, se observó que el Centro no mantiene antecedentes que respalden esta operacian y, de acuerdo a lo informado por el Rector, la documentación relacionada con la realización de este curso se encontraria integramente en Ia Sede Universitaria, sin embargo, estos no fueron proporcionados a este Organismo de Control, no obstante haberse realizado la solicitud correspondiente, cuestion que vulnera lo previsto en el articulo 9°, de la ley N° 10.336 y puede, en lo sucesivo, dar aplicación a las multas que dicha disposición establece.

Cabe senalar que, con los fondos recibidos, el Centro efectuó un pago a la Universidad Tecnologica Metropolitana, el 28 de enero de 2010, por un monto de $ 16.685.000, correspondiente al curso dictado por esa Universidad al Servicio Nacional de la Mujer, SERNAM, durante el año 2009, verificándose que esta operación solo cuenta con el respaldo de Ia factura recibida de dicha Casa de Estudios.

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Por último, es necesario indicar que esta intermediacian improcedente ha tenido, ademas, un impacto positivo, pero sin sustento real, sobre los resultados de la sociedad, correspondientes al  año 2010.

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En su oficio de respuesta, el Centro reconoce su participacion en licitaciones de cursos y otras prestaciones de servicios educacionales o relacionados con tales materias, y agrega, que si la postulacion es exitosa el Centro contrata los servicios de personal idóneo de la citada Universidad.

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Asimismo, indica que esta relacion se encuentra reglamentada en un Convenio Marco suscrito entre el CFT y la UTEM.

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También, senala que a fines de diciembre 2009 y, de acuerdo a lo convenido con la UTEM, se procedio al pago de $ 16.685.000, quedando el saldo a beneficio del Centro, con el consiguiente impacto positivo que esta transaccion tuvo en los resultados del Centro de Formacion Tecnica, discrepando en tal sentido, con lo observado por esta Entidad de Control.  Asimismo, indica que, desde el inicio del contrato, en el an° 2008, los antecedentes fueron centralizados en la unidad denominada "UTEM Virtual".

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Respecto de lo anteriormente señalado, se debe aclarar que de acuerdo con el articulo 1° del decreto con fuerza de ley N° 24, del año 1981, del Ministerio de Educacion, que fija normas sobre centros de formación tecnica, reconoce que estos son establecimientos de enseñanza superior, cuyo objetivo fundamental es el de formar tecnicos idoneos con la capacidad y conocimientos necesarios para el ejercicio de las respectivas actividades.

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Enseguida, y tal como ya fue expuesto en este informe, Ia Sociedad Educacional UTEM S.A., tambien denominada Centro de

Formacion Tecnica UTEM, constituida bajo escritura publica de 11 de junio de 2002, inscrita en el Registro de Comercio el 26 de junio de ese mismo art., es una sociedad anónima cerrada, cuyo objeto principal es crear, mantener e impartir carreras técnicas de nivel superior y Ilevar a cabo cualquier actividad que digs relacion con la docencia, aprendizaje, perfeccionamiento o difusiOn de materias culturales, cientificas, tecnicas, extension y otras similares que por ley no sean de competencia exclusiva de otras instituciones de educacion superior.

Cabe hacer presente, que realizadas las verificaciones respectivas se comprob6 que, a la fecha de la auditoria, no existian alumnos que hubieran ingresado mediante esta modalidad al Centro de Formación Tecnica, sin que a la fecha, dichos saldos, hayan sido regularizados.

 

Sobre el particular, la Entidad Educacional no aportó antecedente alguno que explicara la situacion detectada ni as acciones concretas que adoptaria para su mejor resolver, situación que no permite dar por subsanada la observacian formulada. Por lo tanto, se requiere que esa Institucion realice los ajustes contables pertinentes a fin que sus estados financieros, reflejen debidamente la situación financiera y patrimonial que le afecta, conforme a los principios contables generalmente aceptados.

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4. Provisión de ingresos

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Se verificó que, al 31 de diciembre de 2010, la empresa mantiene provisionado un monto de $ 139.766.569, de los cuales no existe un analisis ni tampoco se encuentra respaldado. Consultada la contadora, senaló que de dicho monto S 105.074.000, corresponderian a "Provisión Ingreso Criminalistica", producto de la contrapartida de la cuenta - Clientes Criminalistica", la cual no se encuentra conciliada con la informacion de aquellos alumnos que desertaron del Centro, y $ 34.692.569, se relacionarian con la "Provision Alumnos CFT-UTEM", procedente de los saldos de contratos de alumnos retirados que se encuentran pendientes de pago.

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La situacion descrita fue informada por la Auditoria Interna de la UTEM, en sus informes de revision de los Estados Financieros de los años 2008 y 2009, en donde sugiere realizar el respectivo analisis de cuenta de los saldos reflejados como provisiones y establecer un criterio uniforme para determinar la incobrabilidad de las partidas, a lo que la Administración respondió que durante el ario 2011 se realizaria un estudio detallado, y se procederá a realizar los analisis que correspondan para el ano 2010 y 2011, lo que en la especie, conforme a las validaciones. aun no acontece.

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Con respecto a esta materia, la Administracion del Centro nada indica en su oficio de respuesta, por lo tanto corresponde mantener lo observado, no sin antes indicar, que las autoridades responsables deberan regularizar tales partidas a fin de dar cumplimiento a los principios de contabilidad generalmente aceptados, actuar que se verificará en la próxima visita de seguimiento que realice este Organismo de Control.

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5. Intermediacion Financiera con la UTEM

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Se verificó que, con fecha 27 de enero de 2010, se registró un ingreso por $ 21.000.000, que de acuerdo a lo informado por el Rector del CFT-UTEM, corresponden a un curso bajo modalidad virtual, el cual fue realizado integramente por la Universidad Tecnologica Metropolitana para el Servicio Nacional de la Mujer, situacion que evidencia la modalidad de intermediación del Centro, por cuanto la Universidad esta impedida de participar en concursos efectuados por Instituciones y Organismos Publicos, integrantes de la Administración Financiera del Estado, debido a que mantiene deudas en el sistema financiero.

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GASTOS REALIZADOS ($)

Gastos

Perfecc.

Gastos

Bienes

Gastos Asistencia Técnica

.Total Gastos Mecesup 2010

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Saldo por Gastar Mecesup

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6.733.400 27.583.099 54.940.000 89.256.499 9.513.501

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INSTITUCION Aporte $ 32.628.000.

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GASTOS REALIZADOS ($)

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Bienes Gastos

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Operacionales

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Total Gastos

Contraparte

Saldo por gastar en relación al presupuesto Saldo por aplicar

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1.108.715 13.218.789 14.327.504 103.082 18.197.414

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3. Inexistencia de correlativos

 

En relación a los comprobantes contables de ingresos, egresos y traspasos, se observó que no tienen asignadas una numeración correlativa única y los registros no se efectuan en forma cronológica. Lo anterior, no permite la aplicación de controles de integridad de la información contable, por cuanto en cada mes se comienza con una nueva numeración, lo que sumado a la falta de un adecuado orden en el registro de los hechos económicos, permite que en todo momento se incorpore información atrasada al final de cada período, lo que resulta improcedente.

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Referido a lo anterior, en su respuesta el Centro de Formacion Tecnica reconoce que el sistema contable en uso, Lexis Nexis, no permite una numeración anual correlativa, siendo necesario efectuar su reinicio mensualmente. Made. que en la práctica esta situacion no ha generado ningún tipo de problema en el manejo de su contabilidad, y  que, por lo tanto, no está en los planes futuros el reemplazo de este sistema por otro mas moderno.

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Ademas, manifiesta que la información se contabiliza cuando Ilega a la unidad, y que no es posible hacerlo de otra manera, siendo una ventaja del sistema que permita contabilizar una operación atrasada.

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A su vez, se verificó que no existe un registro correlativo que permita Ilevar el control de todos los cheques emitidos por el Centro de Formacion Técnica, debido a que, reiteradamente, se utilizan chequeras que no corresponden a una numeracion correlativa, situación que denota una falta de control y riesgo respecto de los movimientos bancarios, pues se desconoce si todos los egresos estan siendo debidamente contabilizados.
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La Administración del CFT-UTEM. señala estar en desacuerdo con lo aseverado. por cuanto manifiesta: "los talonarios y su numeracion son los que nos entrega el banco. Normalmente solicitamos dos talonarios y entre ellos la numeracion es perfectamente correlativa. Si en la próxima partida de cheques estos no son correlativos con los dos anteriores es un tema que escapa de nuestro control. No hay nada que podamos hacer al respecto. Asi los entrega el banco - .
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A su vez, en lo relacionado con la "falta de control y alto riesgo" se respaldan en lo indicado en el preinforme de observaciones, al señalar que el propio fiscalizador indica que las conciliaciones bancarias cuadran perfectamente, sin faltante alguno.
.Sobre la materia. este Organismo de Control mantiene la observacion. por cuanto esta falta de control constituye un riesgo para la Administración dada la dotación existente, ya que existe la posibilidad de que hechos económicos no se esten contabilizando como corresponderia, omision que a su vez, no está del todo garantizada su detección por el personal a cargo, vulnerando los principios básicos de un adecuado funcionamiento y operatividad de su sistema de contabilidad.

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4. Falta de respaldos

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Se observó que de la totalidad de los comprobantes contables revisados, 139, no tienen consignadas firmas de supervisión ni de controles compensatorios. Asimismo, se verificó la existencia de

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3.-

DETALLE UNIVERSO  ($) MUESTRA    ($) ALCANCE (%)

Durante el periodo examinado el CFT-UTEM registro ingresos por la suma de $ 260.085.253, de los cuales se seleccionó una muestra de 57%, equivalentes a $ 147.313.582.

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En relacion a los egresos, estos ascendieron a $ 266.575.109, determinandose una muestra a revisar de $ 154.094.691, de acuerdo al siguiente detalle:

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En cumplimiento del programa anual de fiscalizacion, esta Contraloria General efectuo una auditoria de transacciones en el  Centro de Formacion Tecnica de la Universidad Tecnolog Metropolitana (CFTUTEM), en virtud de lo establecido en el articulo 16 de la ley N° 10.336, Organica Constitucional de esta Entidad de Control.

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Objetivo

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La fiscalizacion tuvo por objeto practicar una auditoria de transacciones a los ingresos y egresos operacionales, correspondientes al periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2010, examinándose para estos efectos, los macroprocesos de finanzas, abastecimiento ingresos propios de la matriz de riesgo de la Entidad.

INFORME FINAL N° 58. DE 2011, SOBRE AUDITORIA DE TRANSACCIONES  EN EL CENTRO DE FORMACION TECNICA DE LA UNIVERSIDAD TECNOLOGICA METROPOLITANA